I can have another you by tomorrow,

So don’t you ever for a second get to thinkin’ you’re irreplaceable

Così cantava Beyoncè nel suo celeberrimo brano Irreplaceable, mentre diceva al suo uomo che di sicuro lo avrebbe sostituito velocemente e con gran facilità. A tutti noi piace pensare di essere indispensabili nelle vite degli altri, ma c’è un posto dove vogliamo essere unici e pensare che senza di noi andrebbe tutto a rotoli, ossia il nostro luogo di lavoro.

Certo rompe essere quelli che tutti chiamano quando c’è un problema perché ‘solo noi sappiamo come fare’ o essere costantemente interrotti dal nuovo collega perché siamo dei veterani e per di più siamo eccellenti nelle nostre mansioni, ma un pò di gloria non nuoce a nessuno e soprattutto, ci aiuta ad essere considerati una chiave fondamentale per una efficace produttività aziendale e di conseguenza, ad essere meno inclini ad essere eliminati dall’organico (leggi licenziati) nel caso di uno spiacevole ridimensionamento del personale. Ecco quindi 10 consigli che ti saranno utili per far capire agli altri quanto la tua professionalità e savoir-faire siano indispensabili nel contesto aziendale e che tu no, non puoi essere sostituita.

1. SPINGITI OLTRE

Non si è mai sentito che venga promosso il dipendente che lavori il minimo indispensabile. Ecco perché, una delle chiavi per farti notare è quella di fare quel passo in più quando ti viene affidata una mansione. Invece di limitarti a stilare una lista di potenziali clienti, assicurati di avere tutti i loro contatti e perché no, avanza una telefonata introduttiva presentando il tuo responsabile. Se ti viene chiesto di preparare una stanza per la riunione perché non far trovare ad ogni postazione anche una copia dell’ordine del giorno e fogli per appunti con una penna? Se ricevi un preventivo da 3 fornitori, invece di sottoporlo subito al tuo capo perché non avanzi una richiesta di sconto ulteriore? Fai vedere la proattività, una caratteristica molto richiesta sia in realtà strutturate, che in dimensioni più piccole. Dimostra che ci sei, al 100% e che sei desiderosa non di fare solo bene, ma anche meglio.

2. ascolta e osserva attentamente

Mai fare la stessa domanda due volte e mai anticipare il pensiero di chi ti risponde. La domanda che fai deve essere la più esaustiva possibile, in modo da avere una risposta altrettanto chiara. Se qualcosa ti sfugge prendi appunti, e ascolta prestando la massima attenzione al tuo interlocutore. Distingui le sfumature: il tuo titolare probabilmente ha buttato lì distrattamente un paio di volte che vorrebbe applicare uno sconto maggiore ad un cliente. Quando gli presenterai il prossimo preventivo, preparane una versione aggiungendo una percentuale di sconto che verosimilmente può andare bene al tuo capo e presentagliela ricordandogli come la sua intenzione fosse quella di andare maggiormente incontro al cliente. Apprezzerà.

3. fai che gli altri si fidino di te

Fatti vedere volenterosa di assumerti maggiori responsabilità e porta avanti il lavoro che ti è stato delegato dal tuo superiore con diligenza e impegno. Non farti distrarre da altre cose e concentrati su quello che a lui/lei interessa, e per cui si fida di te. Presenta rendiconti e documentazioni precise, e fai in modo che i tuoi superiori comincino a vederti come una persona a cui possono affidarsi anche in situazioni spinose. Diventa il loro braccio destro.

4. sii una pioniera

Se hai delle buone idee su come le cose possano migliorare, dillo. Non fermarti davanti alla storicità delle procedure aziendali del ‘abbiamo sempre fatto così’ perché i tempi cambiano e il modo di fare le cose si può migliorare. Se fiuti una strategia vincente, proponila alla prossima riunione e non aver paura di osare. Documentati e prepara dei grafici/dati/proiezioni che possono aiutarti ad argomentare la tua tesi. In poche parole, convincili e vai contro le convenzioni.

5. sii positiva

Si diventa indispensabili anche quando le persone non vogliono più fare a meno di averci intorno e questo succede anche diffondendo sempre energia positiva tra i colleghi. Vedi il bicchiere sempre mezzo pieno e convinciti che una soluzione si possa trovare anche nei momenti più ostici. Sii estroversa e non disdegnare qualche battuta che aiuti a stemperare la tensione in ufficio e ti faccia apparire come una che ha tutto sotto controllo.

6. sii versatile

Un dipendente indispensabile può adattarsi a qualsiasi situazione. Per la mia esperienza ti assicuro che è meglio non avere paura di sporcarsi le mani e anche se sei una manager, spostare qualche scatolone non ti ucciderà. Dimostra che sai performare bene in qualsiasi situazione e non stare a lamentarti che le cose non vanno come vorresti. Come diceva il detto di Bear Grylls?

7. diventa problem solver

Il problem solving è una skill che tutte noi abbiamo inserito nel nostro CV desiderose di fare colpo, ma cosa vuol dire esattamente? Che dovrai trovare soluzioni nel minor tempo possibile, sotto stress, e magari con scarse risorse a disposizione. Ma ti assicuro che ce la puoi fare, se fai appello a tutto il tuo senso pratico e spremi le meningi. Inoltre non devi aver paura di chiedere, e di ricevere qualche no. Ricordo ancora quando uno dei miei titolari ha cambiato idea per un pannello di diversi metri quadrati un paio di giorni prima dell’inizio dell’evento fieristico più importante dell’anno, con gli allestitori già sul luogo dell’evento e tutto il mio team grafico in vacanza. Ho pregato, ho preteso, ho ricattato, mi sono vista chiudere porte in faccia e sentir dire tanti ‘non si può fare’, ma alla fine il pannello che è stato montato era esattamente come lo voleva il mio capo, e tutti sono stati felici (io un pò di più).

8. diventa autonoma

Quello che il tuo capo cerca è qualcuno di cui fidarsi e che non debba costantemente controllare, oberato dai problemi com’è. E tu sei esattamente quella persona. Sii in grado di auto-gestirti, organizza il tuo lavoro e prevedi i problemi che potrebbero presentarsi, controllando una volta in più e soprattutto dando un’occhiata anche a quello che fanno le persone con cui collabori e da cui deriva la buona riuscita delle tue mansioni. Ricordo ancora che un mio ex titolare, quando mi assunse, mi disse ‘risolvi i problemi prima che diventino problemi e non farli mai arrivare sulla mia scrivania.’ Mi è costato fatica, sacrificio e impegno, ma ancora oggi posso dire di avergli telefonato in lacrime solo una volta.

9. assorbi il know-how

In poche parole, diventa esperta. Impara i codici, le caratteristiche dei prodotti, le procedure, anche dei reparti che non sono di tua competenza. Sappi come si aggiustano le cose, come si risponde ad una richiesta di sconto, sii sempre preparata. Se non sai, chiedi e fatti insegnare. Ricordo ancora un tenerissimo responsabile di produzione che si mise a spiegarmi come funziona un macchinario solo per farmi capire che si poteva rompere facilmente rallentando la produzione. Mi preparai quindi su cosa rispondere quando i tempi di consegna di fossero eventualmente allungati e seppi cosa dire ad un cliente che mi chiese specifiche su una certa parte della macchina. Diventa quella a cui gli altri chiedono cose e fai vedere che la tua esperienza non ha limiti.

10. sii organizzata

E con questo intendo che devi esserlo anche per chi non lo è. Avere un’agenda e una penna sempre in funzione ti aiuterá a ricordare cose che gli altri si sono dimenticati, appuntare i pensieri del tuo superiore e ti farà intervenire in modo intelligente durante le riunioni. Segnare con cura la gestione del tuo tempo inoltre, ti poterà a non sprecarne nemmeno un pochino. Inoltre potrai supplire alle mancanze di altri meno organizzati di te, mettendoti in buona luce e avrai tutti i dettagli del tuo lavoro sempre sotto controllo. Il tuo capo verrà a chiedere a te a che punto sono i vari reparti e tu potrai dimostrarti efficiente e preparata in qualsiasi momento.

Questi sono solo alcuni spunti che in base alla mia esperienza e a nozioni che ho letto in giro, ti possono aiutare a spiccare nella massa dei tuoi colleghi e renderti indispensabile agli occhi di chi davvero conta per aiutarti a mantenere il tuo lavoro e perché no, anche a crescere professionalmente. Oltre a questo, avrai notevoli benefici nel tuo rendimento se adotti anche solo qualcuno di questi suggerimenti, portandoti ad essere più serena e appagata quando siedi alla tua scrivania, o fai sfoggio di te in riunione. Buona fortuna!

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